Macam Surat BisnisSebagai suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri pada serangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan usaha, yaitu transaksi. Proses awal adalah pengenalan antara penjual dan calon pembeli. Transaksi dalam perdagangan modern dan formal umumnya terjadi setelah pembeli dan penjual mengambil prosedur tertentu yang disebut prosedur bisnis.Dalam proses untuk memproses transaksi dan setelah transaksi terdapat berbagai surat bisnis yang berbeda sebagai bentuk komunikasi tertulis yang menyertai proses bisnis dan prosedur. Adapun jenis surat bisnis:1) Surat PengantarAdalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan dikenal oleh penjual kepada calon pembeli sehingga akan berlanjut dengan pengenalan proses berikutnya dalam transaksi.Informasi tentang perursahaan penjual ditentukan dalam surat pengantar adalah:(1) nama perusahaan dan bisnis atau kegiatan(2) deskripsi dari kemampuan, keahlian, dan peralatan, digunakan(3) pekerjaan / proyek yang pernah ditangani(4) harapan atau prospek yang diinginkan oleh penjual(5) huruf khusus pengenalan instansi pemerintah harus disertaiRegistry Partner, Izin Usaha (SIUP), dan NoPokok Wajib Pajak (NPWP)2) Surat Permintaan PenawaranAdalah surat dari calon pembeli kepada penjual meminta penawaran. Surat penyelidikan sering merupakan tahap awal dari transaksi bisnis. Surat penyelidikan bertujuan untuk menanyakan daftar meiliputi harga rinci, katalog, brosur, atau prospektus dan tahu harga, hal jual beli, dan deskripsi dari barang atau jasa yang akan dibeli dan juga dapat meminta penjual mengadakan demonstrasi pada penggunaan calon pembeli.Permintaan Mail harus menawarkan itu harus jelas bahwa penjual tahu untuk keinginan pembeli tertentu dan surat permintaan menawarkan tidak perlu menjadi sorot.Dalam surat permintaan barang biasanya menawarkan calon pembeli bertanya:(1) nama dan jenisbarang(2) karakteristik khusus (spesifikasi) barang, jenis, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain(3) harga satuan(4) buah(5) brosur(6) Pembayaran(7) bagaimana untuk menyerah(8) mungkindiperolehpembeli kemudahan, seperti layanan gratis, garansi, dll yang merupakanlayananpenjual danlain (after sales service)

3) Surat PenawaranAdalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang informasi anggota tentang barang atau jasa, dan membangkitkan minat para pembeli potensial yang tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat dapat dibagi menjadi dua jenis:(1) Penawaran atas inisiatif penjual
         Surat yang dikirim oleh penjual menawarkan inisiatif memiliki posisi lemah karena surat itu tidak selalu diharapkan untuk menjual kepada pembeli potensial. Dalam hal persiapan, menawarkan surat atas inisiatif lebih menguntungkan bagi penjual dalam surat ini penjual bebas dapat mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkan.
(2) Penawaran surat balasan untuk penyelidikan.
         Penawaran adalah balasan surat penyelidikan, menawarkan surat itu terikat dan terbatas hanya menjelaskan hal-hal yang diminta oleh calon pembeli.
Syarat surat penawaran harus dipenuhi:a) huruf Inggris harus menarik.b) Surat itu tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.c) Surat ini harus memotivasi pembaca untuk ingin tahu lebih banyak tentang yangditawarkan sesuatu.d) Surat penawaran harus berisi rincian lengkap dan harus disertai dengan gambar-gambar.
4) Pembelian Order dan RepliesMail order (order) adalah surat dari pembeli atau pembeli kepada penjual yang memerintahkan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mempelajari informasi yang diperoleh melalui surat, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran (sales) dari perusahaan IT vendor.Yang penting agar dapat disebut surat dalarn dengan jelas, singkat, dan sopan semua sesuau mengenai pesanan akan dipertimbangkan untuk penjual untuk menentukan apakah atau tidak pesanan dapat dipenuhi, yaitu:1. Nama, jenis, tipe, fitur danciri lain dari barang yang dipesan.2. Sedang jumlah atau jumlah pesanan.3. Bagaimana pembayann.4. Bagaimana untuk mentransfer atau pengiriman dengan cara yang diinginkan.5. Waktu pengiriman atau diinginkan waktu pengiriman (ketika aset tersebut diharapkan tiba).
5) Surat Perintah PenerimaanAdalah surat yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli karena penjual mendapatkan order dan pelanggan semua persyaratan yang diajukan atau yang diinginkan agar dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu untuk membahas surat bahwa pesanan.Surat Penerimaan hanyalah seorang penjual agar ia bisa memenuhi pesanan, tapi dia perlu beberapa waktu untuk mempersiapkan, dan mamberikan waktu pengiriman diperkirakan akan dilakukan. Surat tersebut akan dikirim oleh penjual kepada pembeli karena manfaat yang sangat besar, baik bagi penjual dan pembeli, yaitu:(1) Dalam rangka untuk pembeli merasa tenang karena pesanan dapat dipenuhi oleh penjual(2) Agar pembeli tidak lagi mencari item yang sama dari penjual lain(3) Dalam rangka untuk pemohon untuk menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesan tiba, seperti uang, transportasi, penyimpanan, dan lain-lain.(4) Dalam rangka untuk menawarkan pesanan pembeli barang kepada pihak lain, bahkan jika barang tidak tiba (jika yangdipesan barang untuk dijual lagi)
6) Surat Konfirmasi OrderBerkomunikasi dapat dilakukan di berbagai media selain melalui media surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan cara telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegraf, dan teleks masih lemah karena tidak memiliki dasar hukum karena tidak ada bukti otentik pelanggan signature. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan melalui telepon atau melalui telex, penjual harus yakin seberapa jauh kebenaran pesanan dengan membuat surat disebut surat konfirmasi pesanan.Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang perintah yang terdiri dari batang nama, jumlah, harga, dan syarat perdagangan lainnya seperti tempat pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lain-lain. Mail order konfirmasi bertujuan untuk mendapatkan kepastian tentang kondisi perdagangan mengikuti urutan vendor yang diinginkan. Jika pembeli setuju lembar asli harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik urutan.
7) Surat Perintah PenolakanPenjual dipaksa untuk menolak perintah harus segera memberitahukan penolakan kepada pemohon sesegera mungkin. Urutan surat penolakan harus berisi alasan yang logis. Penolakan harus diungkapkan dengan bahasa halus dan sopan hubungan dengan pelanggan untuk tetap berhubungan.Ada beberapa hal yang menyebabkan penjual menolak perintah karena barang yang dipesan tidak ada atau telah habis, tidak mencapai pemulihan hubungan tentang bagaimana pengiriman atau pengiriman barang, atau non-persetujuan pembayaran yang diajukan oleh pemohon (misalnya pemohon membutuhkan pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki tunai).Dalam surat penolakan rangka terkadang penjual dapat memberikan dua tujuan dalam satu huruf, dan dapat terjadi setiap penawaran baru. Sementara menolak perintah, penjual dapat menawarkan barang-barang baru, asalkan barang yang mirip dengan barang yang dipesan.
8) Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
            Referensi yang dikeluarkan oleh bank menelepon bank referensi, sedangkan referensi dari perusahaan yang disebut referensi perdagangan. Rahasia surat referensi yang diberikan oleh pihak yang memberikan kepada pihak yang meminta.
            Surat referensi yang dibutuhkan oleh bank atau perusahaan ketika berhadapan dengan klien atau pelanggan yang baru. Jika pembeli (pihakkesatu), misalnya, berkaitan dengan perdagangan dengan perusahaan (pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan / pihakkedua membutuhkan referensi dari bank atau perusahaan lain (pihakketiga rnengetahui kredibilitas atau kredit kepada calon pembeli yang memenuhi syarat untuk kredit yang diberikan atau tidak.



sumber: google