Macam Surat BisnisSebagai
suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri pada serangkaian proses
yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan usaha, yaitu transaksi. Proses awal adalah pengenalan antara penjual dan calon pembeli. Transaksi
dalam perdagangan modern dan formal umumnya terjadi setelah pembeli dan
penjual mengambil prosedur tertentu yang disebut prosedur bisnis.Dalam
proses untuk memproses transaksi dan setelah transaksi terdapat
berbagai surat bisnis yang berbeda sebagai bentuk komunikasi tertulis
yang menyertai proses bisnis dan prosedur. Adapun jenis surat bisnis:1) Surat PengantarAdalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan dikenal oleh penjual kepada calon pembeli sehingga akan
berlanjut dengan pengenalan proses berikutnya dalam transaksi.Informasi tentang perursahaan penjual ditentukan dalam surat pengantar adalah:(1) nama perusahaan dan bisnis atau kegiatan(2) deskripsi dari kemampuan, keahlian, dan peralatan, digunakan(3) pekerjaan / proyek yang pernah ditangani(4) harapan atau prospek yang diinginkan oleh penjual(5) huruf khusus pengenalan instansi pemerintah harus disertaiRegistry Partner, Izin Usaha (SIUP), dan NoPokok Wajib Pajak (NPWP)2) Surat Permintaan PenawaranAdalah surat dari calon pembeli kepada penjual meminta penawaran. Surat penyelidikan sering merupakan tahap awal dari transaksi bisnis. Surat
penyelidikan bertujuan untuk menanyakan daftar meiliputi harga rinci,
katalog, brosur, atau prospektus dan tahu harga, hal jual beli, dan
deskripsi dari barang atau jasa yang akan dibeli dan juga dapat meminta
penjual mengadakan demonstrasi pada penggunaan calon pembeli.Permintaan
Mail harus menawarkan itu harus jelas bahwa penjual tahu untuk
keinginan pembeli tertentu dan surat permintaan menawarkan tidak perlu
menjadi sorot.Dalam surat permintaan barang biasanya menawarkan calon pembeli bertanya:(1) nama dan jenisbarang(2) karakteristik khusus (spesifikasi) barang, jenis, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain(3) harga satuan(4) buah(5) brosur(6) Pembayaran(7) bagaimana untuk menyerah(8)
mungkindiperolehpembeli kemudahan, seperti layanan gratis, garansi, dll
yang merupakanlayananpenjual danlain (after sales service)
3) Surat PenawaranAdalah
surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang
atau jasa yang informasi anggota tentang barang atau jasa, dan
membangkitkan minat para pembeli potensial yang tertarik pada apa yang
ditawarkan. Surat dapat dibagi menjadi dua jenis:(1) Penawaran atas inisiatif penjual
Surat
yang dikirim oleh penjual menawarkan inisiatif memiliki posisi lemah
karena surat itu tidak selalu diharapkan untuk menjual kepada pembeli
potensial. Dalam
hal persiapan, menawarkan surat atas inisiatif lebih menguntungkan bagi
penjual dalam surat ini penjual bebas dapat mempromosikan barang atau
jasa yang ditawarkan.
(2) Penawaran surat balasan untuk penyelidikan.
Penawaran
adalah balasan surat penyelidikan, menawarkan surat itu terikat dan
terbatas hanya menjelaskan hal-hal yang diminta oleh calon pembeli.
Syarat surat penawaran harus dipenuhi:a) huruf Inggris harus menarik.b) Surat itu tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.c) Surat ini harus memotivasi pembaca untuk ingin tahu lebih banyak tentang yangditawarkan sesuatu.d) Surat penawaran harus berisi rincian lengkap dan harus disertai dengan gambar-gambar.
4) Pembelian Order dan RepliesMail
order (order) adalah surat dari pembeli atau pembeli kepada penjual
yang memerintahkan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan
setelah mempelajari informasi yang diperoleh melalui surat, melalui
iklan, atau melalui petugas pemasaran (sales) dari perusahaan IT vendor.Yang
penting agar dapat disebut surat dalarn dengan jelas, singkat, dan
sopan semua sesuau mengenai pesanan akan dipertimbangkan untuk penjual
untuk menentukan apakah atau tidak pesanan dapat dipenuhi, yaitu:1. Nama, jenis, tipe, fitur danciri lain dari barang yang dipesan.2. Sedang jumlah atau jumlah pesanan.3. Bagaimana pembayann.4. Bagaimana untuk mentransfer atau pengiriman dengan cara yang diinginkan.5. Waktu pengiriman atau diinginkan waktu pengiriman (ketika aset tersebut diharapkan tiba).
5) Surat Perintah PenerimaanAdalah
surat yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli karena penjual
mendapatkan order dan pelanggan semua persyaratan yang diajukan atau
yang diinginkan agar dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu untuk
membahas surat bahwa pesanan.Surat
Penerimaan hanyalah seorang penjual agar ia bisa memenuhi pesanan, tapi
dia perlu beberapa waktu untuk mempersiapkan, dan mamberikan waktu
pengiriman diperkirakan akan dilakukan. Surat tersebut akan dikirim oleh penjual kepada pembeli karena manfaat yang sangat besar, baik bagi penjual dan pembeli, yaitu:(1) Dalam rangka untuk pembeli merasa tenang karena pesanan dapat dipenuhi oleh penjual(2) Agar pembeli tidak lagi mencari item yang sama dari penjual lain(3)
Dalam rangka untuk pemohon untuk menyiapkan segala sesuatu yang
diperlukan sebelum barang yang dipesan tiba, seperti uang, transportasi,
penyimpanan, dan lain-lain.(4)
Dalam rangka untuk menawarkan pesanan pembeli barang kepada pihak lain,
bahkan jika barang tidak tiba (jika yangdipesan barang untuk dijual
lagi)
6) Surat Konfirmasi OrderBerkomunikasi
dapat dilakukan di berbagai media selain melalui media surat, pemesanan
juga dapat dilakukan dengan cara telepon, telegam, teleks,
danfaksimili. Pemesanan
melalui telepon, telegraf, dan teleks masih lemah karena tidak memiliki
dasar hukum karena tidak ada bukti otentik pelanggan signature. OIeh
karena itu, setelah menerima pesanan melalui telepon atau melalui
telex, penjual harus yakin seberapa jauh kebenaran pesanan dengan
membuat surat disebut surat konfirmasi pesanan.Surat
konfirmasi pesanan berisi data tentang perintah yang terdiri dari
batang nama, jumlah, harga, dan syarat perdagangan lainnya seperti
tempat pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lain-lain. Mail
order konfirmasi bertujuan untuk mendapatkan kepastian tentang kondisi
perdagangan mengikuti urutan vendor yang diinginkan. Jika pembeli setuju lembar asli harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik urutan.
7) Surat Perintah PenolakanPenjual dipaksa untuk menolak perintah harus segera memberitahukan penolakan kepada pemohon sesegera mungkin. Urutan surat penolakan harus berisi alasan yang logis. Penolakan harus diungkapkan dengan bahasa halus dan sopan hubungan dengan pelanggan untuk tetap berhubungan.Ada
beberapa hal yang menyebabkan penjual menolak perintah karena barang
yang dipesan tidak ada atau telah habis, tidak mencapai pemulihan
hubungan tentang bagaimana pengiriman atau pengiriman barang, atau
non-persetujuan pembayaran yang diajukan oleh pemohon (misalnya pemohon
membutuhkan pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki tunai).Dalam
surat penolakan rangka terkadang penjual dapat memberikan dua tujuan
dalam satu huruf, dan dapat terjadi setiap penawaran baru. Sementara menolak perintah, penjual dapat menawarkan barang-barang baru, asalkan barang yang mirip dengan barang yang dipesan.
8) Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
Referensi
yang dikeluarkan oleh bank menelepon bank referensi, sedangkan
referensi dari perusahaan yang disebut referensi perdagangan. Rahasia surat referensi yang diberikan oleh pihak yang memberikan kepada pihak yang meminta.
Surat referensi yang dibutuhkan oleh bank atau perusahaan ketika berhadapan dengan klien atau pelanggan yang baru. Jika
pembeli (pihakkesatu), misalnya, berkaitan dengan perdagangan dengan
perusahaan (pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli
barang secara kredit maka perusahaan / pihakkedua membutuhkan referensi
dari bank atau perusahaan lain (pihakketiga rnengetahui kredibilitas
atau kredit kepada calon pembeli yang memenuhi syarat untuk kredit yang diberikan atau tidak.
sumber: google
Tidak ada komentar:
Posting Komentar