KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI (FERDINAND MAGALINE)

A. KONSEP DASAR SISTEM
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umu, yaitu :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2.Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
B. KONSEP DASAR INFORMASI
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.
C. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI (BILLY N MAHAMUDU)
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2. Komponen model, Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian (gambar 1) :
1. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuanseorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

CONTOH SISTEM INFORMASI

1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.
2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.
3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.
4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.
5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

ELEMEN SISTEM INFORMASI (BILLY N MAHAMUDU)

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/ED
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Macam Surat BisnisSebagai suatu sistem, prosedur bisnis pastiter diri pada serangkaian proses yang berkesinambungan menuju puncak kegiatan usaha, yaitu transaksi. Proses awal adalah pengenalan antara penjual dan calon pembeli. Transaksi dalam perdagangan modern dan formal umumnya terjadi setelah pembeli dan penjual mengambil prosedur tertentu yang disebut prosedur bisnis.Dalam proses untuk memproses transaksi dan setelah transaksi terdapat berbagai surat bisnis yang berbeda sebagai bentuk komunikasi tertulis yang menyertai proses bisnis dan prosedur. Adapun jenis surat bisnis:1) Surat PengantarAdalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan dikenal oleh penjual kepada calon pembeli sehingga akan berlanjut dengan pengenalan proses berikutnya dalam transaksi.Informasi tentang perursahaan penjual ditentukan dalam surat pengantar adalah:(1) nama perusahaan dan bisnis atau kegiatan(2) deskripsi dari kemampuan, keahlian, dan peralatan, digunakan(3) pekerjaan / proyek yang pernah ditangani(4) harapan atau prospek yang diinginkan oleh penjual(5) huruf khusus pengenalan instansi pemerintah harus disertaiRegistry Partner, Izin Usaha (SIUP), dan NoPokok Wajib Pajak (NPWP)2) Surat Permintaan PenawaranAdalah surat dari calon pembeli kepada penjual meminta penawaran. Surat penyelidikan sering merupakan tahap awal dari transaksi bisnis. Surat penyelidikan bertujuan untuk menanyakan daftar meiliputi harga rinci, katalog, brosur, atau prospektus dan tahu harga, hal jual beli, dan deskripsi dari barang atau jasa yang akan dibeli dan juga dapat meminta penjual mengadakan demonstrasi pada penggunaan calon pembeli.Permintaan Mail harus menawarkan itu harus jelas bahwa penjual tahu untuk keinginan pembeli tertentu dan surat permintaan menawarkan tidak perlu menjadi sorot.Dalam surat permintaan barang biasanya menawarkan calon pembeli bertanya:(1) nama dan jenisbarang(2) karakteristik khusus (spesifikasi) barang, jenis, ukuran, kualitas, kapasitas dan lain-lain(3) harga satuan(4) buah(5) brosur(6) Pembayaran(7) bagaimana untuk menyerah(8) mungkindiperolehpembeli kemudahan, seperti layanan gratis, garansi, dll yang merupakanlayananpenjual danlain (after sales service)

3) Surat PenawaranAdalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa yang informasi anggota tentang barang atau jasa, dan membangkitkan minat para pembeli potensial yang tertarik pada apa yang ditawarkan. Surat dapat dibagi menjadi dua jenis:(1) Penawaran atas inisiatif penjual
         Surat yang dikirim oleh penjual menawarkan inisiatif memiliki posisi lemah karena surat itu tidak selalu diharapkan untuk menjual kepada pembeli potensial. Dalam hal persiapan, menawarkan surat atas inisiatif lebih menguntungkan bagi penjual dalam surat ini penjual bebas dapat mempromosikan barang atau jasa yang ditawarkan.
(2) Penawaran surat balasan untuk penyelidikan.
         Penawaran adalah balasan surat penyelidikan, menawarkan surat itu terikat dan terbatas hanya menjelaskan hal-hal yang diminta oleh calon pembeli.
Syarat surat penawaran harus dipenuhi:a) huruf Inggris harus menarik.b) Surat itu tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa yang ditawarkan.c) Surat ini harus memotivasi pembaca untuk ingin tahu lebih banyak tentang yangditawarkan sesuatu.d) Surat penawaran harus berisi rincian lengkap dan harus disertai dengan gambar-gambar.
4) Pembelian Order dan RepliesMail order (order) adalah surat dari pembeli atau pembeli kepada penjual yang memerintahkan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mempelajari informasi yang diperoleh melalui surat, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran (sales) dari perusahaan IT vendor.Yang penting agar dapat disebut surat dalarn dengan jelas, singkat, dan sopan semua sesuau mengenai pesanan akan dipertimbangkan untuk penjual untuk menentukan apakah atau tidak pesanan dapat dipenuhi, yaitu:1. Nama, jenis, tipe, fitur danciri lain dari barang yang dipesan.2. Sedang jumlah atau jumlah pesanan.3. Bagaimana pembayann.4. Bagaimana untuk mentransfer atau pengiriman dengan cara yang diinginkan.5. Waktu pengiriman atau diinginkan waktu pengiriman (ketika aset tersebut diharapkan tiba).
5) Surat Perintah PenerimaanAdalah surat yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli karena penjual mendapatkan order dan pelanggan semua persyaratan yang diajukan atau yang diinginkan agar dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu untuk membahas surat bahwa pesanan.Surat Penerimaan hanyalah seorang penjual agar ia bisa memenuhi pesanan, tapi dia perlu beberapa waktu untuk mempersiapkan, dan mamberikan waktu pengiriman diperkirakan akan dilakukan. Surat tersebut akan dikirim oleh penjual kepada pembeli karena manfaat yang sangat besar, baik bagi penjual dan pembeli, yaitu:(1) Dalam rangka untuk pembeli merasa tenang karena pesanan dapat dipenuhi oleh penjual(2) Agar pembeli tidak lagi mencari item yang sama dari penjual lain(3) Dalam rangka untuk pemohon untuk menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesan tiba, seperti uang, transportasi, penyimpanan, dan lain-lain.(4) Dalam rangka untuk menawarkan pesanan pembeli barang kepada pihak lain, bahkan jika barang tidak tiba (jika yangdipesan barang untuk dijual lagi)
6) Surat Konfirmasi OrderBerkomunikasi dapat dilakukan di berbagai media selain melalui media surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan cara telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon, telegraf, dan teleks masih lemah karena tidak memiliki dasar hukum karena tidak ada bukti otentik pelanggan signature. OIeh karena itu, setelah menerima pesanan melalui telepon atau melalui telex, penjual harus yakin seberapa jauh kebenaran pesanan dengan membuat surat disebut surat konfirmasi pesanan.Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang perintah yang terdiri dari batang nama, jumlah, harga, dan syarat perdagangan lainnya seperti tempat pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan lain-lain. Mail order konfirmasi bertujuan untuk mendapatkan kepastian tentang kondisi perdagangan mengikuti urutan vendor yang diinginkan. Jika pembeli setuju lembar asli harus dikembalikan kepada penjual sebagai bukti otentik urutan.
7) Surat Perintah PenolakanPenjual dipaksa untuk menolak perintah harus segera memberitahukan penolakan kepada pemohon sesegera mungkin. Urutan surat penolakan harus berisi alasan yang logis. Penolakan harus diungkapkan dengan bahasa halus dan sopan hubungan dengan pelanggan untuk tetap berhubungan.Ada beberapa hal yang menyebabkan penjual menolak perintah karena barang yang dipesan tidak ada atau telah habis, tidak mencapai pemulihan hubungan tentang bagaimana pengiriman atau pengiriman barang, atau non-persetujuan pembayaran yang diajukan oleh pemohon (misalnya pemohon membutuhkan pembayaran secara kredit, sedangkan penjual menghendaki tunai).Dalam surat penolakan rangka terkadang penjual dapat memberikan dua tujuan dalam satu huruf, dan dapat terjadi setiap penawaran baru. Sementara menolak perintah, penjual dapat menawarkan barang-barang baru, asalkan barang yang mirip dengan barang yang dipesan.
8) Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
            Referensi yang dikeluarkan oleh bank menelepon bank referensi, sedangkan referensi dari perusahaan yang disebut referensi perdagangan. Rahasia surat referensi yang diberikan oleh pihak yang memberikan kepada pihak yang meminta.
            Surat referensi yang dibutuhkan oleh bank atau perusahaan ketika berhadapan dengan klien atau pelanggan yang baru. Jika pembeli (pihakkesatu), misalnya, berkaitan dengan perdagangan dengan perusahaan (pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli barang secara kredit maka perusahaan / pihakkedua membutuhkan referensi dari bank atau perusahaan lain (pihakketiga rnengetahui kredibilitas atau kredit kepada calon pembeli yang memenuhi syarat untuk kredit yang diberikan atau tidak.



sumber: google